2011090813154820253aQMPPss201109081315482127LDQVxDGA201109081315482033uYUIPa7i

Affärsplan och verktyg för etablering

När baskonceptet för franchiseverksamheten är väl dokumenterat är det dags att på allvar börja fundera över på vilket sätt utvecklingen av systemet skall ske. Följande är innehållet i affärsplanen verktygen för etablering.

Planera arbetet och arbeta enligt planen

Endast genom att vara väl förberedd kan man förutse problem och undvika onödiga och dyrbara misstag. Affärsplanen spelar en viktig roll i sammanhanget. Utvecklingen av ett franchisesystem är en investering, som kan ge god avkastning på sikt men som inte är något självspelande piano, som de tycks tro, som erbjuder franchising med endast ett franchiseavtal som underlag.

Följande delar ingår:

  • Målsättningen: ett franchisesystem
  • Marknadsförutsättningar
  • Etableringsplan
  • Nödvändig anpassning till franchising
  • Konceptutveckling
  • Franchiseorganisationen
  • Intäktsunderlag
  • Budget och finansiering

Franchising som metod

Vi börjar med att i affärsplanen ange vad som är målsättningarna, policy och strategier. Franchisegivarens ambition är att bygga upp en verksamhet på basis av en framgångsrik affärsenhet som han har utvecklat. Franchising är i sig inte en affärsidé. Däremot kan det vara en klok strategi att använda franchising som metod för att nå målsättningarna för expansion, marknadstäckning, organisationsstruktur etc. En dålig affärsidé blir inte bättre av att den sprids med franchising - snarare tvärtom. Det finns exempel från franchiseepokens barndom på verksamheter med mycket tunt innehåll, som marknadsfördes som franchising och därmed engagerade fler personer och företag än önskvärt. Men med en god och lönsam affärsidé i botten, är franchising en närmast oslagbar metod för att snabbt och kostnadseffektivt expandera.

Målsättningen: ett franchisesystem

Målsättningarna måste stå i relation till de resurser franchisegivaren förfogar över, såväl personliga egenskaper och ambitioner som ekonomi. Gör klart om planen är att sprida verksamheten över landet för att snabbt bli rikstäckande, om verksamheten skall koncentreras utefter riksvägarna, först bli störst runt Mälardalen, eller något annat.
Till strategifrågorna hör inte minst hänsynstagande till andra distributionskanaler som franchisegivaren eventuellt redan förfogar över. Hos företag som samtidigt är grossister måste utbygganden av egna franchiseenheter balanseras mot behovet av att samtidigt sälja till andra. Dessa och liknande starategifrågor måste komma till uttryck i affärsplanen. Internationalisering är en fråga som i alla franchiseföretag bör finnas med i planeringen redan från början.

Marknadsförutsättningarna

Hur många städer eller områden uppfyller etableringskriterierna och hur ser förutsättningarna i övrigt ut: marknadsunderlag och etableringspotential, resursbehov och organisation, styrka och svagheter, hot och möjligheter.
Marknadsmöjligheterna beror delvis på, hur du definierar din geografiska marknad och hur många enheter det därmed finns utrymme för att etablera. Om affärskonceptet är smalt och marknadsunderlaget begränsat kan det redan från början finnas skäl att tänka internationellt. Det ställer i så fall ytterligare krav på professionalitet, men rubrikerna i affärsplanen förblir i stort sett desamma.

Etableringsplan

I affärsplanen anges vilka krav som ställs beträffande lokalisering, läge och andra yttre betingelser för en etablering samt när, var och hur dessa etableringar skall ske: regioner och distriktindelning, geografiska, kommunikationstekniska och andra betingelser, antal enheter, etableringstakt och prioriteringar.

Behöver vi ha ett flaggskepp vid Stureplan för att få ordentlig exponering eller är det bättre att satsa på Ludvika som är mera representativt för kommande etableringar?

Här bör du tänka på, att den indelning du gör av marknaden i distrikt och säljområden inte får bli ett hinder för en senare expansion. Det är möjligt att det räcker med en enhet i Uppsala idag, men räcker det i morgon? Den exklusivitetsrätt som förr ansågs höra samman med franchising har numera ersatts med rätten att bedriva franchiseverksamhet från viss angiven adress samt rätt och skyldighet att bearbeta ett angivet marknadsområde. Antalet enheter kan därmed lättare anpassas till marknadens krav.

Nödvändig anpassning till franchising

Vissa anpassningar av det ursprungliga affärskonceptet kan ibland vara nödvändiga. Om expansionen utgår från en filialkedja är det troligt, att det existerande ekonomisystemet inte utan vidare går att applicera på franchiseenheter, där fullständig resultat- och balansräkning måste finnas för varje enhet. Vidare måste särskilda rutiner finnas för hantering av avgifter etc. Frågor som bör ses över i sammanhanget är bl. a: gemensamma ekonomirutiner, säljrapportering, inkassering av avgifter och organisatorisk hemvist.

Även rent organisatoriska förändringar kan behövas. Där verksamheten utgår från en avdelning i ett större företag, är det nödvändigt att någon person i ledningen känner ett verkligt ägaransvar för konceptet och personligen står som garant för franchiseverksamheten. Den bästa lösningen är i regel att bilda ett eget bolag för ändamålet, eller i vart fall en självständig resultatenhet.

Konceptutveckling

Franchising är på många sätt summan av tidigare erfarenheter satta i system på ett sådant sätt att de kan överföras till andra. Franchisegivaren skall kunna verifiera att de metoder han anvisar fungerar i praktiken. Detta gäller även förändringar och utveckling av konceptets enskilda delar under resans gång. Därför måste det finnas ett system för att tillvarata även framtida erfarenheter. Franchisegivaren anger i sin affärsplan var sådana tester behövs, hur de ska genomföras och vem som ansvarar för pilotverksamheten.

Franchiseorganisationen

Vilken organisation krävs för att etablera och driva ett franchisesystem? På grund av franchisesystemets speciella uppbyggnad, med självständiga och självmotiverande enheter, behövs i vart fall ingen stor organisation. Man blir i allmänhet förvånad när man ser hur få personer som är verksamma på huvudkontoret, om man jämför med de rena filialkedjorna! Ange i affärsplanen vad du tänkt beträffande personal, antal och kompetens, lokalisering av supportkontoret, resursbehov, mm.

Är du som franchisegivare samtidigt leverantör till kedjan, bör den verksamheten separeras från franchiseorganisationen. Grundprincipen är att varje verksamhet skall bära sina egna kostnader och därmed motivera sin existens.

» Läs mer under fliken Franchiseorganisationen

Intäktsunderlag, budget och finansiering

Gör en beräkning av vad det kommer att kosta att förverkliga planen, dvs. investerings-, drifts- och likviditetsbudget på sedvanligt sätt, samt ange hur detta skall finansieras genom egna och/eller lånade pengar. Utan en ordentlig plan från start till mål är det vanskligt att starta ett franchiseprojekt. I affärsplanen skall även anges hur projektet är tänkt att finansieras.

» Mer om detta under fliken Ekonomi.

Övriga verktyg för etablering

För att kunna påbörja rekryteringsarbetet och överföra kunskap om konceptet och driften av en enhet, behöver du utveckla ytterligare delar. Alltför många tycks leva i den tron, att allt som behövs för att börja med franchising är ett kontrakt. Försäljningen av s. k "standardavtal" förstärker den felaktiga bilden. Men franchising är mycket mer än juridik. Vi har liknat avtalet vid takpappen, som läggs på sist av allt för att hålla byggnaden vattentät. Men innan vi kommer så långt, måste vi göra klart franchisepaketet, en av hörnstenarna i konstruktionen. Här ingår: grafisk profil, etableringskriterier, rekryteringsmaterial, handbok för den dagliga driften, utbildningsprogram och startprogram.

Grafisk profil

Utarbeta redan från början klara riktlinjer för hur namnet och varumärket skall användas i annonser, brev, kuvert, broschyrer, skyltar mm, för att inarbetningen av namn och logo skall ske på ett riktigt och enhetligt sätt. Gör klart vilka krav du ställer på användningen av systemets namn och varumärke och när franchisetagarens egen firma måste anges.

Etableringskriterier

Vilket marknadsunderlag krävs? Hur skall enheten lokaliseras? Vad kännetecknar kundflödet? Var är bästa läge?

Franchisegivaren är rimligen den som bäst kan avgöra vilka förutsättningar som gäller för att verksamheten skall bli framgångsrik. Ange därför vad som kännetecknar ett bra läge, och håll dig till det. I detaljhandeln kan ett avstånd på tio meter vara skillnaden mellan succé och fiasko. Det finns franchisegivare som lägger så stor vikt vid detta, att de kräver underlag i form av statistik över antal passerande gående och bilar per dag och vecka innan de godkänner en föreslagen etablering. För det är ju faktiskt du som franchisegivare som besitter kunskapen om vilka lägen som krävs, och därmed är det också du, som måste ta ansvaret för att franchisetagarens verksamhet blir rätt lokaliserad.

» Material för rekrytering
» Handbok för den dagliga driften

Utbildningsprogram

Franchisetagaren måste utbildas i att förstå och hantera konceptet, oavsett branschvana eller ej. Utbildningen bör väsentligen ske i god tid före starten och följas upp omedelbart efter igångkörningen. Det finns utbildningsprogram som varar från 2-3 dagar till ett halvt år. Ett program för utbildning av nya franchisetagare skall ingå i franchisepaketet. Utbildningsinnehållet kan delas in i block, som vart och ett har den omfattning som verksamheten kräver.
Det är inte mycket som hinns med på så kort tid som tre dagar. Å andra sidan är det inte bara genom att sitta på skolbänken man lär sig. Teori blandas med praktik, t ex besök och praktikarbete i pilotenheten.

Startprogram

Bygger verksamheten på försäljning av varor och tjänster till andra företag kan starten förberedas med att man tar fram adresslistor och annat underlag för marknadsföringen. Det är viktigt att franchisetagaren har tillgång till ett bra arbetsmaterial redan från starten och mycket bra om han dessutom får hjälp med införsäljning och bearbetning under någon tid. Visserligen är franchisetagaren egen företagare och skall klara detta på egen hand. Det gör denne också så småningom. Men är det inte en sjutusan till entreprenör är risken stor, att han/hon ger upp redan innan företaget kommit igång. Franchisepaketet bör innehålla checklistor, som inkluderar allt från att bilda bolag till att skaffa postbox och bankgiro, varuinköp, skyltmaterial och öppningsannonser. Arbetsfördelningen vid öppningen av skall vara glasklar för alla som berörs. Det ligger i ditt eget intresse som franchisegivare att tagaren får en flygande start.